Mobilität im Geschäft

Stellen wir uns für einen Augenblick vor, wie ein Unternehmen in den fünfziger und sechziger Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts ausgesehen haben müsste, dass Kurierdienste anbietet. Die meisten Tätigkeiten hinsichtlich der Annahme, Katalogisierung, Sammlung und Versendung von Informationen wurden von Menschen ausgeführt. Das ging sehr langsam und deshalb musste man auf Pakete meist wochenlang warten. Zusammen mit dem Beginn der Computerära und der Entwicklung des Internets, verkürzten sich die Versandzeit und die Wartezeit auf Briefe. Heute warten wir auf ein im Online-Shop bestelltes Produkt sogar weniger als 48 Stunden. Alles dank einer sich stetig weiterentwickelnden Technologie. Wer hätte gedacht, dass wir die stattlichen Satellitentelefone durch Smartphones, die in eine Tasche passen, ersetzen würden. Neuartige Lösungen finden auch in der Geschäftswelt schnell ihre Anhänger. Unternehmen investieren häufig in interessante Lösungen aus der IT-Branche, um dadurch die Arbeit einfacher und effektiver zu gestalten. Das SalesForce-System ist im Hinblick auf die Konkurrenz in diesem Bereich der absolute Spitzenreiter. Innerhalb der 18 Jahren, in denen das Unternehmen (SalesForce entstand im Jahr 1999) am Software-Markt besteht, befindet es sich in der Spitzengruppe der besten CRM-Lösungen.

Technologie ist die Zukunft von Unternehmen

Die Zukunft aller mittelständischen und großen Unternehmen ist heute von der gezielten Investition und der gekonnten Ausnutzung moderner Technologien abhängig. Der Bericht unter dem Namen „Informationsgeneration: die digitale Transformation des Geschäfts“ bestätigt, dass 95% der Unternehmen dank technologischer Innovationen ihre Marktposition festigen und neue Kunden gewinnen konnten. Das Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Gartner schätzt (auf der Grundlage von Untersuchungen, die im „BI & Analytics Platforms 2017“ veröffentlicht wurden), dass bis zum Jahr 2020 sogar 80% der Geschäftsprozesse komplett automatisiert werden und ihr derzeitiges Aussehen sich vollständig verändert. All das geschieht in Anlehnung an Begriffe wie Soziale Medien, Big Data, Geschäftsanalytik, Mobilgeräte, Daten-Clouds, CRM und schließlich SalesForce. Die Technologie, angeführt vom Internet, verändert die Funktionsprinzipien, die bis dato die Geschäftswelt bestimmt haben.

Kommen wir jedoch für einen Moment auf den Bericht unter dem Namen „Informationsgeneration: die digitale Transformation des Geschäfts“ zurück. Nach den Wissenschaftlern sind 46% der Befragten der Meinung, dass grundlegende Werkzeuge, die sie in der Arbeit verwenden, z.B. das Internet, mobile Apps, E-Mail, CRM-Systeme, ihre Produktivität deutlich steigern. Der Zugang zum Netz vereinfacht die Kommunikation und das Managen von großen Personengruppen, die häufig auf der ganzen Welt verteilt sind. Eines der beliebtesten Werkzeuge zum Verwalten von Geschäftsprozessen ist SALESFORCE.

„In der Cloud“ – wie funktioniert das?

 

Nach dem Ranking vieler Portale zum Thema Technologien ist gerade die Cloud das am häufigsten verwendete Geschäftswerkzeug des Jahres 2016. Unzweifelhaft beeinflusste die Cloud den Arbeitscharakter in vielen Unternehmen, aber auch das Leben vieler Privatpersonen. Heute bewahren wir unsere Dokumente, Bilder, Filme und Musik im Netz auf. Besonderer Beliebtheit erfreuen sich auch öffentliche Clouds, die sogar mehrere hundert GB-Speicherplatz bieten. Die beliebtesten Anbieter dieser Dienstleistungen sind Microsoft (OneDrive), Google (Google Drive) und Dropbox.
Wissenschaftler unterscheiden drei Arten von Clouds: öffentliche, private und hybride. Man kann sie als ein Ganzes, wie auch zwei unabhängige Gebilde betrachten.

ÖFFENTLICHE CLOUD – ihre Funktion beruht darauf, dass der Anbieter bestimmte Ressourcen mittels Internet zur Verfügung stellt und für diese Dienstleistung einen bestimmte Betrag einzieht (z.B. Microsoft Azure).
PRIVATE CLOUD – ihre Funktion ähnelt der der öffentlichen Cloud, der Anbieter ist häufig jedoch Teil eines Unternehmens.
HYBRYDE CLOUD – das ist eine Verbindung aus beiden oben genannten Cloud-Arten. Für gewöhnlich ist ein Teil der Anwendungen in der privaten Cloud zugänglich und ein anderer Teil in der öffentlichen Cloud.

Funktionen der Cloud:

  • Möglichkeit Dateien zu speichern, ohne dabei Speicherplatz auf einem Gerät zu belegen,
  • Möglichkeit ausgewählte Dateien herunterzuladen,
  • Zugang auf Dateien für mehrere Personen,
  • Zugang auf Dateien von verschiedenen Geräten und Orten.

salesforce

Der moderne Mitarbeiter

Aufgrund von innovativen Technologien gab es auch viele Veränderungen in der Arbeitsweise von Menschen. Die Effektivität steht nicht immer im Einklang mit dem alltäglichen Absitzen der acht Arbeitsstunden vor dem Bildschirm im Büro. Unternehmen gehen oft Verträge mit Freelancern ein, die sich ihre Arbeitszeit und ihre Aufgaben selbst einteilen. Beliebt ist auch die Erscheinung des Team-Leasings, sprich das sogenannte Mieten von Personals. Es wird auch dafür gesorgt, dass die Mitarbeiter mobiler sind, sprich das sie 24 Stunden am Tag Zugang zu den mit dem Auftrag in Verbindung stehenden Informationen besitzen. Im 21. Jahrhundert kann man Überstunden zu Hause abarbeiten und während einer Dienstreise muss man die Versendung von Berichten aufgrund von fehlendem Zugang (bzw. erschwertem Zugang) zum Internet im Hotel nicht einstellen. Alle katalogisierten Daten können wir auf dem Bildschirm unseres Smartphones bzw. Tablets haben. Alles dank eines in der Bedienung einfachen SalesForce-Systems, das sowohl im Browser-Fenster als auch auf der mobilen App funktioniert.

Was ist SalesForce?

 

Um die wesentliche Funktion des SalesForce-Systems im Einzelnen und verständlich zu erklären, sollte man sich zuerst auf den Begriff der Automatisierung von Geschäftsprozessen konzentrieren. Geschäftsprozesse sind alle Tätigkeiten, die im Rahmen der Tätigkeit eines Unternehmens stattfinden. Langjährige Untersuchungen von Wissenschaftlern bestätigen, dass die Gruppenarbeit am effektivsten ist. Jedoch können sich Mitarbeiter nicht immer schnell und einfach mit einander in Verbindung setzen. Hierbei hilft die Technologie. Der Workflow (sprich die Automatisierung von Geschäftsprozessen), der sich direkt auf die Software bezieht basiert auf der Bestimmung von Funktionsprozeduren der Mitarbeiter in unterschiedlichen Situationen. Das erinnert an eine Kette, in der verschiedene Personen sich nacheinander Informationen, Dokumente oder zu erledigende Aufgaben mitteilen. Wenn die meisten Geschäftsprozesse in unserem Unternehmen automatisiert werden, erreichen wir eine deutlich höhere Effektivität, Flexibilität und eine optimale Nutzung der Unternehmensressourcen. Die Marktführer beim Implementieren des Workflows sind Konzerne wie Ultimus, IBM, Oracle TIBCO oder Microsoft. Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen sind unter anderem:

  • Geringere Betriebskosten,
  • Höhere Gewinne,
  • Verkürzung der Realisierungszeit einer Aufgabe,
  • Höhere Geschäftseffektivität,
  • Eine gute Kundenbeziehung,
  • Eine gute Mitarbeiterbeziehung,
  • Höhere Wettbewerbsfähigkeit,
  • Möglichkeiten die Geschäftstätigkeit / Unternehmensdienstleistungen auszuweiten.

SalesForce ist die Antwort auf die Marktanforderungen, die die Automatisierung von Geschäftsprozessen vornimmt. Diese Software funktionierte als erste in einer Cloud. Gerade einmal einige Jahre nach der Prämiere 1999, wurde das SalesForce-System zum weltweiten Marktführer für CRM (Kundenbeziehungsmanagement). Zudem ruhten sich die Entwickler der Software aufgrund des Erfolgs keineswegs aus. Jedes Jahr werden neue Funktionen und Vereinfachungen in SalesForce implementiert. Um diese Technologie zu nutzen wird nur ein Internetzugang und ein Browser, wie z.B. Chrome, Safari, Firefox oder Opera, benötigt. Auf dem Computer muss keine zusätzliche Software installiert werden. Darüber hinaus ist bei der Verwendung von Tablets oder Smartphones eine benutzerfreundliche, leichte mobile SalesForce-App verfügbar.

Die Anwendungen von SalesForce

 

Die Universalität und Flexibilität sind eine der Schlüsseleigenschaften des SalesForce-Systems. Dank der ständigen Weiterentwicklung des Systems, kann man jedes Jahr neue Funktionen erhalten. Nachfolgend führen wir die wesentlichen Eigenschaften der Software aus Sicht eines Unternehmers auf:

  • Senden, Katalogisieren und Aufbewahren von Informationen – Daten sind der größte Schatz eines jeden Unternehmens. Ihre effektive Übergabe, das logische Sortieren und die sichere Aufbewahrung sollte ständig an der ersten Stelle der Aufgabenliste stehen. SalesForce erleichtert diese Tätigkeit deutlich, indem es den Eingriff des Mitarbeiters auf einige Klicks mit der Maus bzw. auf dem Bildschirm des Mobilgerätes beschränkt,
  • Bestandskontrolle und Produktionskontrolle – dies bewirkt eine deutliche Minimierung der Kosten hinsichtlich Mitarbeitergehälter im Lager sowie reduziert deren Verantwortlichkeiten. Eine effektive Kontrolle des Lagerbestandes ermöglicht eine schnelle Auffüllung von Mängeln und damit eine effektivere Realisierung der Kundenaufträge,
  • Analysen und Prognosen – das Sammeln, Aufteilen und Aufbewahren von Daten ermöglicht eine genaue Analyse der Unternehmenskondition zu einem späteren Zeitpunkt,
  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM) – das ist eine grundlegende Funktion der SalesForce, die mit dem Prozess verbunden ist, ohne das kein Unternehmen funktionieren könnte. Die Automatisierung des CRM durch das SalesForce-System erlaubt neue Kunden zu gewinnen, die mit unseren Dienstleistungen zufrieden sind,
  • Entgegennahme, Verarbeitung und Analyse von Bestellungen – das verbessert die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens, ermöglicht das Erstellen von Vertriebsberichten sowie eine deutlich schnellere Realisierung von Kundenbestellungen,
  • Arbeitsplanung und Arbeitskontrolle

Einführen von SalesForce ins Unternehmen

 

Unternehmer stehen der Einführung von neuen technologischen Lösungen in ihr Unternehmen oft negativ gegenüber. Die Angst vor großen finanziellen Einbußen und damit auch unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern ist größer als die Hoffnung, dass das gesamte Projekt erfolgreich sein wird. Deshalb ist es wichtig die Einführung von SalesForce ins Unternehmen viel früher im Detail zu planen. Dies kann gemäß einiger Schritte erfolgen:

SCHRITT 1. Analyse – bevor wir uns für die Einführung von SalesForce in die Geschäftstätigkeit des Unternehmens entscheiden, muss man zuerst eine genaue Analyse der finanziellen Unternehmenslage und der Tätigkeit aller Abteilungen durchführen. In erster Linie müssen die starken Seiten des Unternehmens erkannt werden und anschließend muss geprüft werden, welche Probleme es hat bzw. mit welchen Geschäftsprozessen es nicht zurechtkommt. Erst nach der genauen Analyse dieser Probleme kann man die Entscheidung über die Wahl einer entsprechenden SalesForce-Software treffen.

SCHRITT 2. Beratung – es lohnt sich seine Pläne sowohl mit den Fachleuten zu besprechen, die seit Jahren im Unternehmen arbeiten, wie auch mit externen Fachleuten. Viele Unternehmen bieten Beratungsdienstleistungen in verschiedenen Bereichen an. Fachleute, die keinen großen Kontakt mit der Tätigkeit des Unternehmens hatten, sind in der Lage „frischen Wind“ in die Lösung schwieriger Probleme zu bringen.

SCHRITT 3. Planen – wenn wir die Meinung der Fachleute kennengelernt haben, können wir zum nächsten Schritt der Einführung des SalesForce-Systems gehen – dem Planen. Das führt sich auf nachfolgende Punkte zurück:

  • Berechnung, wie viel Zeit Mitarbeiter zum Kennenlernen des Systems benötigen,
  • Prüfen, welche Probleme eventuell auf das Unternehmen warten,
  • Marktanalyse und das Treffen der Entscheidung, für wann die Veränderungen geplant werden.

Durch die Erstellung eines genauen Ablaufplans vermeiden wir unvorhergesehene Situationen und Probleme. Auch die Mitarbeiter werden nicht den Eindruck bekommen, dass im Unternehmen Chaos herrscht.

SCHRITT 4. Schulung – die durchschnittliche Schulungszeit für die Bedienung des SalesForce-Systems beträgt für ein mittelständisches Unternehmen rund zwei Wochen. In diesem Zeitraum muss man für die Mitarbeiter mehr Verständnis zeigen und eventuelle Fehler nicht so eng sehen, da jeder das Recht hat Fehler zu machen und zu lernen ;-).

SCHRITT 5. Einführung – die Zeit ist reif für die Durchführung der zuvor genauestens geplanten Tätigkeiten. Das Datum der Einführung des SalesForce-Systems sollte gut durchdacht werden und nicht mit wichtigeren Ereignissen im Unternehmen kollidieren, wie z.B. der Beginn einer neuen Werbekampagne.

SCHRITT 6. Weitere Analyse – auch falls alle Schritte nach Plan verliefen muss die Situation weiterhin überwacht werden. Zudem hilft die Analyse der Einführung des SalesForce-Systems in das Unternehmen zukünftig der Führungsebene. Im Fall von weiteren Modernisierungen kann man zuvor getätigte Fehler vermeiden.

Zusätzliche Funktionen von SalesForce

 

SalesForce ist ein multifunktionales System. Neben den grundlegenden Anwendungen, sprich dem Verwalten der Kundenbeziehungen und der Geschäftsprozesse, bietet es auch Anwendungen, die andere Aufgaben erfüllen. Nachfolgend einige Beispiele:

  • SERVICE CLOUD – Anwendung, die sich mit der Verwaltung des Service Desks beschäftigt (Abteilung bzw. Mitarbeitergruppe, die sich mit der IT-Unterstützung im Unternehmen beschäftigt),
  • SALES CLOUD – Anwendung, die sich mit dem Vertriebsmanagement beschäftigt,
  • MARKETING CLOUD und PARDOT – Anwendungen, die sich mit dem Marketing und der Automatisierung beschäftigen,
  • HEALTH CLOUD – Anwendung, die sich mit der Kommunikation von Ärzten und den Patientenbeziehungen beschäftigt.

Vor- und Nachteile von SalesForce

 

Um die Funktion des SalesForce-Systems gut kennenzulernen muss man seine Anwendungen (was einige Zeilen zuvor beschrieben wurde), Vor- und Nachteile kennenlernen. Nachfolgend führen wir die wichtigsten auf:

VORTEILE VON SALESFORCE:

  • Anstieg der Produktivität – die Einführung der neuesten Technologien, zu denen das SalesForce-System zählt, steht mit einem großen, sogar 60% betragenden Anstieg der Produktivität des Unternehmens in Verbindung. Sie steht mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen in Verbindung, was vor allem Zeit einspart und die Bearbeitung einer größeren Anzahl an Aufträgen ermöglicht,
  • Minimierung der Kosten – Technologie geht immer mit Einsparungen einher. SalesForce kann selbst mehrere Arbeitsplätze ersetzen und die Aufgaben erledigt es etliche Male schneller als ein Mensch,
  • Erhöhung des Marktanteils – alle Vorteile von SalesForce übertragen sich direkt auf den Unternehmenserfolg, die Ausweitung der Geschäftstätigkeit und die Dominanz gegenüber der Konkurrenz,
  • Höhere Automatisierung der Geschäftsprozesse – die manuelle Bedienung von Geschäftsprozessen generiert sehr hohe Kosten, hierbei kann die Einführung des SalesForce-Systems eine Antwort auf einen sich modernisierenden Markt sein. Dadurch kann man dazu führen, dass der Organismus, welches ein Unternehmen ist, schneller, effektiver und flexibler arbeitet,
  • Kundenzufriedenheit – wenn wir die Tätigkeit unseres Unternehmens deutlich verbessern, können wir die Aufträge von Dauer- und Neukunden schneller durchführen. Dadurch erfüllen wir ihre Erwartungen wirksamer und können darauf zählen, dass die Interessenten mit weiteren Aufträgen wiederkehren,
  • Bessere Analysen SalesForce ermöglich die Ansammlung und Katalogisierung von großen Datenmengen in der Cloud. Durch eine gute Datenbank werden die Mitarbeiter mit Leichtigkeit die Unternehmenskondition analysieren, weitreichende Tätigkeiten planen und Schwierigkeiten beseitigen können.

NACHTEILE VON SALESFORCE:

  • Komplizierte Arbeiten – es kommt vor, dass im Unternehmen Mitarbeiter auftreten, die ein großes Problem beim Verständnis neuer Technologien besitzen. Die Einführung eines neuen Systems kann ihnen unnötig die Arbeit erschweren, was sich auch auf eine geringere Produktivität auswirkt,
  • Verdeckte Kosten – Der Einführungsprozess von SalesForce ins Unternehmen muss ein durchdachtes und gut geplantes Projekt sein. Wenn die Entscheidung chaotisch getroffen wird, ohne vorherige Beratung von Fachleuten, können wir mit dem Aufkommen von verdeckten Zusatzkosten rechnen, die mit eventuellen Problemen, dem Ankauf zusätzlicher Lizenzen, Schulungen oder Beratungen von Fachleuten aus der IT-Branche verbunden sein können.

Mobile SalesForce-App

Die Entwickler des SalesForce-Systems begrenzen sich nicht nur auf Technologien, die in stationären Computern bzw. Laptops ihre Anwendung finden. Alles zielt auf die Miniaturisierung und auf die Erhöhung des Anteils an Mobilgeräten am IT-Markt ab. Deshalb ist für Smartphones und Tablets die SalesForce-App verfügbar, die es ermöglicht, die meisten Geschäftsprozesse durchzuführen, ohne aus dem Haus gehen zu müssen.